Universidad de Alicante

• NORMATIVA, CIRCULARES, MANUALES Y DOCUMENTACIÓN
• IMPRESOS GENERALES DE GESTIÓN ECONÓMICA (alta, modificación proveedores)
• CIRCULARES DE GERENCIA

Según la normativa que acompaña al presupuesto del año 2019, la cuantía límite para inventariar al material informático no fungible, pasa de 60€ a 100€, IVA incluido.

• Normativa

• Bienes de adquisición centralizada y acuerdos marco

Se entienden como gastos de representación o protocolarios los destinados a comidas, obsequios y otros de naturaleza semejante que las autoridades universitarias deban realizar en el desempeño de las funciones derivadas de la representación institucional que ostentan.

Como regla general para todos los gastos de esta naturaleza se deberá acompañar a las facturas originales

• Certificación en la que se especifiquen los motivos que justifiquen la realización de los gastos.
• Personas o grupos de personas destinatarios de los mismos.
• En el caso de personal externo debe indicarse la entidad a la que pertenecen y su puesto o cargo en la misma.

Estos gastos son incompatibles con el pago de dietas y no podrán superar la cuantía de 30 € por comensal, salvo autorización expresa. La factura o documento justificativo del gasto deberá indicar obligatoriamente el número de comensales y la fecha del servicio. No serán admisibles los gastos por comidas en las que todos los comensales sean empleados o miembros de la Universidad de Alicante.

Se reducirá el gasto de reuniones y conferencias con las medidas siguientes:

• Todas las reuniones de trabajo organizadas por la Universidad de Alicante se harán preferentemente en instalaciones propias, utilizando, siempre que sea posible, medios propios y procurando un nivel óptimo de ocupación y aprovechamiento de las instalaciones.
• La celebración de reuniones se planificará de manera que, en la medida de lo posible, se evite incurrir en gastos de manutención y alojamiento. De no ser posible únicamente se abonarán dietas correspondientes a los días de celebración del evento, extendiéndose como máximo al día anterior o al posterior.
• Se potenciará la utilización de los sistemas de videoconferencia de manera que se puedan reducir los desplazamientos del personal. Toda la documentación necesaria para la celebración de la reunión se enviará al personal convocado a la misma por medios electrónicos.

Para la optimización del gasto en materia de publicidad institucional todo gasto propuesto con tal finalidad deberá contar con el visto bueno de la unidad de comunicación, a los efectos de validar el cumplimiento de los derechos establecidos por la unidad competente.

En el caso concreto de los obsequios, éstos, en todo caso, deberán destinarse a la atención de personas ajenas a la Universidad de Alicante, debiendo identificarse en memoria adjunta a los destinatarios de los mismos, haciendo constar el motivo que lo justifica.

Se considera colaboración docente la prestación de actividades docentes en la Universidad desarrolladas en forma de curso de formación o perfeccionamiento de personal, o cuando se trate de seminarios, coloquios, mesas redondas o conferencias siempre que sean realizadas por personas físicas ajenas a la Universidad.

También, por extensión, puede ampliarse el concepto a actividades de investigación o de carácter cultural.

Los correspondientes pagos deben tramitarse referidos exclusivamente a colaboraciones docentes, a colaboraciones en actividades de investigación o en actividades culturales; el resto de trabajos complementarios que los desarrollos de dichas actividades puedan exigir deberán ser justificados con facturas expedidas por los empresarios, profesionales o particulares que las realicen.

En el caso de colaboraciones docentes que comporten la impartición de docencia deberá especificarse en la propia propuesta el número de horas impartidas.

En el supuesto de pagos por colaboraciones docentes por impartición de docencia en títulos oficiales dicha docencia deberá figurar en el correspondiente Plan de Organización Docente y además, si agregadamente, el/la colaborador/a ha impartido cinco o más horas de dicho POD, se deberá reflejar la asignación de los créditos impartidos en el mismo, salvo causa justificada y previo informe del director del departamento implicado en la docencia.

Según el artículo 118.1 del texto de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, tienen la consideración de contratos menores:

• Los contratos de obra de cuantía inferior a 40.000 €, IVA excluido.
• Los contratos de suministros y servicios de cuantía inferior a 15.000 €, IVA excluido.

No obstante, en aras de la búsqueda máxima de la eficiencia del gasto, cuando el coste de la obra sea superior a 30.000 €, IVA excluido, será necesario solicitar al menos tres ofertas de diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso de gasto, salvo que en el mercado no exista suficiente número de entidades que puedan ejecutar la obra. Igualmente, en el caso de suministro de bienes o de prestación de servicios de importe superior a 6.000 €, IVA excluido, habrá que solicitar al menos tres ofertas de diferentes proveedores, antes de la contracción del compromiso de gasto para la prestación del servicio o la compra del bien, salvo que por las especiales características del bien o servicio demandado no haya en el mercado suficiente número de proveedores.

Las empresas cuyas ofertas se soliciten no podrán pertenecer a un mismo grupo, entendiéndose por tales las que se encuentren en alguno de los supuestos del artículo 42.1 del Código de Comercio. A estos efectos, se podrá requerir a las empresas, en su caso, declaración del grupo empresarial al que pertenezcan y de las empresas que lo integran. En ambos casos, la elección entre las ofertas presentadas, que se habrán de aportar para tramitar el gasto, se realizará según los criterios de eficiencia y economía. La elección se tendrá que justificar expresamente en una memoria si no recae en la propuesta económica más favorable. En todo caso, sólo se admitirán como válidos aquellos presupuestos que en el momento de su aceptación (pedido en firme) tengan una antigüedad máxima de seis meses.

La solicitud de autorización del contrato menor deberá realizarse con carácter previo a la aceptación del presupuesto o a efectuar el oportuno encargo. En el expediente de contrato menor se justificará que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación, y que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen los umbrales del artículo 118.1.

• Circular número 6 del VOAP y la Gerencia 

1. La presentación de factura electrónica es obligatoria para las sociedades mercantiles y resto de entidades relacionadas en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que entreguen bienes o presten servicios a la Universidad de Alicante.
2. La Universidad de Alicante exceptúa a los proveedores de esta obligación en el supuesto de que la cuantía la base imponible de la factura no exceda de los 1.000,00 euros, siempre que no se trate de facturas derivadas de acuerdos marco o de sistemas dinámicos de adquisición.
3. La presentación de facturas electrónicas se efectuará a través del portal web Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas FACe, perteneciente al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, al cual se podrá acceder asimismo desde la sede electrónica de la Universidad.
4. La introducción del procedimiento electrónico en la recepción y contabilización de facturas no puede ir en contra del objetivo principal que se persigue con este proceso, y que es conseguir una mayor agilidad en la tramitación y transparencia para el tercero. Así, para dar un adecuado cumplimiento los centros de gasto deben tramitar las facturas, comprobando su validez y dando su conformidad en un plazo máximo de 15 días desde la entrada en la bandeja electrónica.

• MANUAL PARA EMPRESAS O PROFESIONALES ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Artículo 83

1.- Los grupos de investigación reconocidos por la Universidad, los Departamentos y los Institutos Universitarios de Investigación, y su profesorado a través de los mismos o de los órganos, centros, fundaciones o estructuras organizativas similares de la Universidad dedicados a la canalización de las iniciativas investigadoras del profesorado y a la transferencia de los resultados de la investigación, podrán celebrar contratos con personas, Universidades o entidades públicas y privadas para la realización de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, así como para el desarrollo de enseñanzas de especialización o actividades específicas de formación.

2.- Los Estatutos, en el marco de las normas básicas que dicte el Gobierno, establecerán los procedimientos de autorización de los trabajos y de celebración de los contratos previstos en el apartado anterior, así como los criterios para fijar el destino de los bienes y recursos que con ellos se obtengan".

• Validador de número de IVA en VIES
• Zona de pagos en euros: SEPA
• NUMBEO: para comparar el coste de vida
• Conversor de divisas
• Cálculo letra NIF